Verwijdering van objecten

Uit NCDD WIKI
Ga naar: navigatie, zoeken


Gerelateerd Beleidsuitgangspunt Digitaal object
Definitie/ Omschrijving Een organisatie kan beleid hebben voor het vernietigen of gepland verwijderen van digitale objecten. Dit kan het gevolg zijn van een preserveringsovereenkomst, bijvoorbeeld op wettelijke basis zoals in de archiefsector. Het is belangrijk dat deze beslissingen goed worden vastgelegd, en wanneer daar door de gebruikersgemeenschap om wordt gevraagd, er informatie is over de objecten die met opzet zijn verwijderd.
Waarom Gecontroleerde verwijdering maakt deel uit van de activiteiten die voor collectiebehoud nodig zijn.  Er kunnen specifieke redenen zijn waarom het object of de collectie is verwijderd zoals een verandering van de organisatie waarbij de collectie is verplaatst, of als de organisatie een aanwinst en afstotingsbeleid voert.
Risico Gecontroleerde verwijdering garandeert dat beslissingen hierover zijn vastgelegd en dat er minder kans is dat objecten abusievelijk ontbreken.
Fase levenscyclus Verwijdering
Belanghebbenden Management: beslist over het proces

Collectiebeheerder: adviseert het management welke collectie te bewaren

Relaties Toegang, Herkomst
Voorbeelden National Library of Australia : “(We) Will consider the following broad preservation action approaches that are likely to be required: (…)

- Deaccessioning or deletion.” Bron: http://www.nla.gov.au/policy-and-planning/digital-preservation-policy

UK Data Service Preservation Policy: “In cases of the withdrawal of a data collection, the administrative metadata are updated, and the external view of the catalogue record is updated to reflect the change of status of the collection (with information about why the collection had been withdrawn, dates of its availability, and where appropriate reasons for withdrawal)” Bron: http://data-archive.ac.uk/media/54776/ukda062-dps-preservationpolicy.pdf

https://archief.amsterdam/stadsarchief/over_ons/archiefinspectie/ROBOT.procedures-selectie.pdf

http://www.gemeentearchief.rotterdam.nl/docs/informatie_en_archiefbeheer/handleidingen_en_modellen/vernietigen_en_bewaren.pdf

Discussievragen
  • Is er beleid dat beschrijft wanneer de organisatie objecten uit zijn collectie zal verwijderen?
  •  Is er beleid dat beschrijft of en welke metadata worden gecreëerd bij verwijdering van objecten? (bv. Herkomst-metadata)
Competenties Kennis van wet- en regelgeving m.b.t. de mogelijkheden objecten te verwijderen, kennis van de wijze waarop te verwijderen objecten móeten worden geïdentificeerd, kennis van documentatiesystemen en metadata voor te verwijderen objecten

http://www.nationaalarchief.nl/sites/default/files/docs/20121126_notitie_profiel_externe_deskundige.pdf

Casus B&G Materiaal wordt bij instroom in the Digitaal Archief van Beeld en Geluid voorzien van een inhoudelijke waardestelling in de metadata. Er worden vier waardecategorieën onderscheiden:
  • Waardering A: Onvervangbaar en onmisbaar/ zeldzaam (kerncollectie)
  • Waardering B: kerncollectie
  • Waardering C: geen grote waarde (dynamische collectie)
  • Waardering D: weinig tot geen waarde of irrelevant (dynamische collectie)

Retentie- en afstotingsbeleid beleid wordt toegepast op basis van plaatsing in deze categorieen. Procedures voor technische verwijdering zijn vastgelegd. Geautoriseerde personen voeren de verwijderacties door. Materiaal kan alleen permanent uit het Digitaal Archief worden verwijderd door het wissen van complete tapes. In andere gevallen kunnen de bestanden alleen worden verwijderd door ze niet mee te nemen met een volgende migratie. Een rollback (i.c. het terughalen van een verwijderde tape) is mogelijk in noodsituaties, mits de tape nog niet was gewist en er in de tussentijd geen migratie heeft plaatsgevonden

Bron: Collectiebeleid Beeld en Geluid ; Digitale Preservering bij Beeld en Geluid (H10)

Casus NA Het NA stelt processen op en voert ze uit met betrekking tot het beletten van beschadigingen en/of het verdwijnen van archiefmateriaal. Het verwijderen van informatie is uit den boze, tenzij het deel uitmaakt van een goedgekeurd strategisch plan. In het geval het NA ophoudt te bestaan, dient zij maatregelen te treffen om de inhoud veilig te stellen.

Bron: NA Preservation policy

URL: http://www.nationaalarchief.nl/informatiebeheer-archiefvorming/-digitaal-archiefmateriaal