Rollen en verantwoordelijkheden
Gerelateerd Beleidsuitgangspunt | Organisatie | |
Definitie/ Omschrijving | Rollen en verantwoordelijkheden m.b.t. digitale collecties moeten duidelijk zijn voor de medewerkers in de organisatie en uitgeschreven processen en procedures moeten regelmatig geactualiseerd worden. | |
Waarom |
Het is belangrijk dat iedereen in de organisatie zich bewust is wie verantwoordelijk is voor wat. Gedurende de levenscyclus van digitale collecties moeten verschillende beslissingen worden genomen en acties gepland. Er moet besloten zijn welke collecties worden gecreëerd, welke criteria waaronder collecties worden geaccepteerd, de maatregelen voor kwaliteitscontrole en de goedkeuring van preserveringsplannen. Het is belangrijk voor het behalen van de digitale duurzaamheidsdoelen dat de organisatie een duidelijk beeld heeft wie betrokken is en wie bevoegd is om beslissingen te nemen. In sommige gevallen zullen collecties eigenaars hebben buiten de organisatie en het is van belang om de verantwoordelijken in die gevallen te identificeren. Deponeringsovereenkomsten en contracten moeten dit helder maken. | |
Risico | Een gebrek aan begrip van rollen en verantwoordelijkheden kan tot misverstanden leiden, tot ad hoc oplossingen en tot beslissingen die niet in lijn zijn met het beleid van de organisatie. Uiteindelijk kan dit leiden tot verlies van vertrouwen. | |
Wanneer | Description and Representation Information, Preservation Planning, Preservation Watch, Curatie en Preservering | |
Betrokkenen |
Management: op alle niveaus moet het management betrokken zijn bij het definiëren van rollen en verantwoordelijkheden. |
|
Relaties | Organisatie, Personeelsbeleid | |
Voorbeelden |
“Portico where all stages have an appointed role that is responsible for making decisions about for example deletion of content, change of tools, collection building and preservation actions”. (Vertaald als: Bij Portico hebben al stadia een aangeduide rol. Deze is verantwoordelijk om beslissingen te nemen over bijvoorbeeld het verwijderen van inhoud, wijzigingen in hulpmiddelen, uitbouwen van de collectie en preservatingsactiviteiten.) UK Archaeology Data Service: which defines the preservation responsibilities and activies for the following roles: Director, Collections Manager, Systems Manager, User Services Manager,Adminsitrator, Application developer, Curatorial staff and finally all staff. Bron: http://archaeologydataservice.ac.uk/attach/preservation/PreservationPolicyV1-1.pdf |
|
Discussievragen |
|
|
Competenties |
|
|
Casus B&G | OAIS heeft voor Beeld en Geluid gefungeerd als leidend functioneel model bij het (her)inrichten van de organisatie en de technische infrastructuur, die plaatsvond in 2015. De functies Ingest, Toegang en Storage zijn duidelijk te herkennen in de afdelingen binnen de unit Archief. De functie Administration is momenteel een gedeelde verantwoordelijkheid tussen de Information Strategy Boardvan Beeld en Geluid, de afdeling ICT, het Klant Contact Centrum en de Ingest en Toegangsafdelingen. Preservation planning wordt uitgevoerd door de ICT-afdeling en R&D. Data Management functies worden verricht door de afdeling Informatiemanagement. Het Management van het Digitale Archief is in handen van de unitmanager Archief en zijn staf (i.c. digital preservation officer, auteursrechtjurist, collectiespecialist en account managers). | |
Casus NA | De rollen en verantwoordelijkheden voor preservation worden als volgt onderscheiden:
Bron: NA Preservation policy URL: http://www.nationaalarchief.nl/informatiebeheer-archiefvorming/-digitaal-archiefmateriaal |
|
Casus Museum | Digital preservation plannen:
http://canada.pch.gc.ca/eng/1443189702298 http://canada.pch.gc.ca/eng/1443106005246 Deciscion tree: http://canada.pch.gc.ca/eng/1443037720509 |