Rollen en verantwoordelijkheden

Gerelateerd Beleidsuitgangspunt	Organisatie
Definitie/ Omschrijving	Rollen en verantwoordelijkheden m.b.t. digitale collecties moeten duidelijk zijn voor de medewerkers in de organisatie en uitgeschreven processen en procedures moeten regelmatig geactualiseerd worden.
Waarom	Het is belangrijk dat iedereen in de organisatie zich bewust is wie verantwoordelijk is voor wat. Gedurende de levenscyclus van digitale collecties moeten verschillende beslissingen worden genomen en acties gepland. Er moet besloten zijn welke collecties worden gecreëerd, welke criteria waaronder collecties worden geaccepteerd, de maatregelen voor kwaliteitscontrole en de goedkeuring van preserveringsplannen. Het is belangrijk voor het behalen van de digitale duurzaamheidsdoelen dat de organisatie een duidelijk beeld heeft wie betrokken is en wie bevoegd is om beslissingen te nemen. In sommige gevallen zullen collecties eigenaars hebben buiten de organisatie en het is van belang om de verantwoordelijken in die gevallen te identificeren. Deponeringsovereenkomsten en contracten moeten dit helder maken.
Risico	Een gebrek aan begrip van rollen en verantwoordelijkheden kan tot misverstanden leiden, tot ad hoc oplossingen en tot beslissingen die niet in lijn zijn met het beleid van de organisatie. Uiteindelijk kan dit leiden tot verlies van vertrouwen.
Wanneer	Description and Representation Information, Preservation Planning, Preservation Watch, Curatie en Preservering
Betrokkenen	Management: op alle niveaus moet het management betrokken zijn bij het definiëren van rollen en verantwoordelijkheden.
Relaties	Organisatie, Personeelsbeleid
Voorbeelden	“Portico where all stages have an appointed role that is responsible for making decisions about for example deletion of content, change of tools, collection building and preservation actions”. (Vertaald als: Bij Portico hebben al stadia een aangeduide rol. Deze is verantwoordelijk om beslissingen te nemen over bijvoorbeeld het verwijderen van inhoud, wijzigingen in hulpmiddelen, uitbouwen van de collectie en preservatingsactiviteiten.) Bron: Portico, http://www.portico.org/digital-preservation/wp-content/uploads/2011/03/Portico-roles-responsibilities.pdf UK Archaeology Data Service: which defines the preservation responsibilities and activies for the following roles: Director, Collections Manager, Systems Manager, User Services Manager,Adminsitrator, Application developer, Curatorial staff and finally all staff. Bron: http://archaeologydataservice.ac.uk/attach/preservation/PreservationPolicyV1-1.pdf
Discussievragen	Heeft uw organisatie een vastgesteld beleid dat aangeeft wat de rollen zijn voor die afdelingen en medewerkers die betrokken zijn bij preservering? Heeft het digitaal archief overeenkomsten of contracten waarin de verantwoordelijkheden van de partners worden besproken?
Competenties	Kennis van de nodige competenties, zowel technisch als inhoudelijk
Casus B&G	OAIS heeft voor Beeld en Geluid gefungeerd als leidend functioneel model bij het (her)inrichten van de organisatie en de technische infrastructuur, die plaatsvond in 2015. De  functies Ingest, Toegang en  Storage zijn duidelijk te herkennen in de afdelingen binnen de unit Archief. De functie  Administration is momenteel een gedeelde verantwoordelijkheid tussen de Information Strategy Boardvan Beeld en Geluid, de afdeling ICT, het Klant Contact Centrum en de Ingest en Toegangsafdelingen. Preservation planning  wordt uitgevoerd door de ICT-afdeling en R&D. Data Management functies worden verricht door de afdeling Informatiemanagement. Het Management van het Digitale Archief is in handen van de unitmanager Archief en zijn staf (i.c. digital preservation officer, auteursrechtjurist, collectiespecialist en account managers).
Casus NA	De rollen en verantwoordelijkheden voor preservation worden als volgt onderscheiden: Digitale Archief- en Adviesdiensten (DAAD): pre-ingest, aansluitingen, signalering producer. Voor uitgeplaatst archief: implementatie, beheer. Rollen: onder andere implementatiemanager. Kennis en Advies (K&A): Preservation planning en preservation watch. Rollen: onder andere officer, researcher en adviseur. Infrastructuur en services (I&S): Storage, administration, servicedesk en beheer, applicatiebeheer, technisch beheer. Rollen: onder andere productmanager, -specialist, beveiliger, ontwikkelaar, beheerder, tester. Collectie: Ingest, datamanagement, access. Rollen: onder andere preservation manager, key user, beheerder. Dienstverlening: access, signalering consumer. Rollen: onder andere access, search en retrieval expert. Het NA werkt deze rollen nader uit. Bron: NA Preservation policy URL: http://www.nationaalarchief.nl/informatiebeheer-archiefvorming/-digitaal-archiefmateriaal
Casus Museum	Digital preservation plannen: http://canada.pch.gc.ca/eng/1443189702298 http://canada.pch.gc.ca/eng/1443106005246 Deciscion tree: http://canada.pch.gc.ca/eng/1443037720509