Planning van functionele preservering

Uit NCDD WIKI
Ga naar: navigatie, zoeken


Gerelateerd Beleidsuitgangspunt Functionele preservering
Definitie/ Omschrijving Er zijn meerdere factoren die de keus voor een bepaalde preserveringsstrategie beïnvloeden. Deze factoren liggen op zowel organisatorisch als technisch gebied. De organisatie moet zich in elk geval van een aantal zaken bewust zijn:
  • Van de permanente technologische verandering van formats, hardware en software: i.c. de belangrijkste factor bij het garanderen van toegang en het begrijpelijkheid van digitaal materiaal in de toekomst.
  • Van de risico’s: de organisatie moet op de hoogte zijn van de risico’s die effect kunnen hebben op de toekomstige toegankelijkheid en begrijpelijkheid van digitale materialen. Welk niveau van “risk appetite” heeft de organisatie, m.a.w. hoeveel en welke risico’s is men bereid te dragen?  Het gaat hier om technologische risico’s zoals bijvoorbeeld het niet meer kunnen reproduceren van bepaalde formats, of een gebrek aan voldoende middelen of tools om preserveringsacties te kunnen uitvoeren, maar ook de meer organisatorische risico’s, zoals bezuinigingen op de budgetten voor het digitaal archief, onvoldoende opgeleid personeel etc.
  • Van de behoeften van de Designated Communities –wat hebben zij op de korte en op de lange termijn nodig om het materiaal te kunnen opvragen en begrijpen?
  • Van het gebruik van formaten: welke standaarden zijn er en welke gaat de organisatie gebruiken?
Waarom Om lange termijn toegang te kunnen verzekeren moet de organisatie rekening houden met de mogelijke technologische en organisatorische risico’s.
Risico’s Onzekerheid en onduidelijkheid over de factoren en de risico’s die van invloed kunnen zijn op het functionele preserveringsproces brengen zowel de duurzame preservering als de blijvende toegankelijkheid van de digitale collectie in gevaar.
Wanneer Preservation Planning
Betrokkenen Depotgever/Producer/Depotgever : de partij waarvoor de organisatie het materiaal duurzaam moet opslaan en blijvend toegankelijk moet houden

Consumer: heeft belang bij duurzame toegang tot het digitale materiaal.

Informatie Manager: Preservation Manager  verantwoordelijk voor het functionele preserveringsbeleid.

Technisch Manager/System Architect: verantwoordelijk voor het bieden van technische oplossingen voor het functionele preserveringsproces

Relaties Organisatie - Budget

Bit Preservering

Standaarden

Digitale Object

Voorbeelden The Royal Library, Denmark : “Logical [functional] preservation must safeguard the digital materials against technological obsolescence, so that both now and in the future will be able to read, understand and display/play the materials with standard programs and equipment.” (Source: http://www.kb.dk/export/sites/kb_dk/da/kb/downloadfiler/PreservationPolicyDigitalMaterials_21092012.pdf)
Discussievragen
  • Heeft uw organisatie een preserveringsplan waarin functionele preservering wordt beschreven ?
  • Heeft uw organisatie een duidelijk idee van de invloed van de technische ontwikkelingen op het lange termijn behoud?
  • Heeft uw organisatie de risico’s in kaart gebracht m.b.t. het garanderen van duurzame toegankelijkheid tot het digitale materiaal?
  • Heeft uw organisatie de wensen van  uw doelgroepen  in kaart gebracht?
Competenties Kennis van preserveringsstandaarden, kennis van technologische ontwikkelingen op het gebied van formats, en de hardware en software die nodig zijn in het archiveringsproces, kennis van de Designated Communities, kennis van risicomanagement op het gebied van digitale repositories.
Casus B&G De preserveringsstrategie van Beeld en Geluid staat beschreven in het preserveringbeleidsplan met de titel Digitale Preservering bij Beeld en Geluid . Het gecontroleerd volgen en documenteren van ontwikkelingen die effect kunnen hebben op de duurzame beschikbaarstelling van de digitale collectie valt bij Beeld en Geluid onder de noemer preservation watch. Met behulp van dit gestructureerde mechanisme wordt zekergesteld dat de kritische preserveringsfuncties van het instituut in stand blijven. Beeld en Geluid volgt en anticipeert op organisatiewijzigingen (budgetvermindering, uitbreiding colletcieprofiel) op veranderingen in de technisiche uitlevereisen en -wensen van de Designated Communities en op wijzigingen en ontwikkelingen in de technologie van software, hardware en formats.

Beeld en Geluid heeft de wensen van zijn (interne en exteme) Designated Communities in kaart gebracht en ontwikkelt methoden om deze blijvend te monitoren

Casus NA Het NA heeft een (linked)Technical Registry aan de e-Depot- voorziening gekoppeld, waarin met betrekking tot de preservationplanning de representation information wordt verzameld/bijgehouden.

Het NA heeft een preservation watch ingesteld. Deze watch dient om de reikwijdte te bepalen van de technologieën om de informatieobjecten en metadata te managen en hier toegang tot te verlenen, de support van die technologieën in de organisatie en community te monitoren en triggers in te bouwen.

Bron: NA Preservation policy

URL: http://www.nationaalarchief.nl/informatiebeheer-archiefvorming/-digitaal-archiefmateriaal