Nationale wet- en regelgeving en overeenkomsten met business partners

Uit NCDD WIKI
Ga naar: navigatie, zoeken


Gerelateerd Beleidsuitgangspunt Rechten
Definitie/ Omschrijving Een organisatie die zich bezighoudt met de preservering van digitale collecties moet weten en vastleggen welke nationale (archiverings) wetgeving van toepassing is op de collectie van de organisatie, en of de organisatie moet voldoen aan nationale regelingen voor wettelijke bewaargeving en archivering. Deze wetgeving benoemt zowel welk materiaal moet worden verkregen en bewaard, voor hoelang, wie toegang kan verkrijgen, of een kopie van het gearchiveerde materiaal kan krijgen. De specifieke voorwaarden, zoals bijvoorbeeld genoemd in archiefwet- of regelgeving, met betrekking tot preservering,  toegang tot en het gebruik van digitaal materiaal moeten onderdeel zijn van het beleidskader voor digitale preservering van de organisatie.

Wanneer informatie en data kunnen leiden tot identificatie van individuen moet deze met extra veiligheidsmaatregelen zijn omgeven. Dit kunnen data zijn uit volkstellingen of bevolkingstudies, of data uit collecties van privé personen. Op deze informatie kan de wet bescherming persoonsgegevens van toepassing zijn.

De organisatie moet waarborgen dat het beleid en de toegangsrechten de gevolgen van oneigenlijke vrijgave onderkennen en dat de wetgeving met betrekking tot persoonsgegevens wordt nageleefd.

In sommige gevallen kan de organisatie een overeenkomst met een derde partij aangaan voor het verkrijgen van diensten op het gebied van preservering.

De instelling moet zorgdragen dat de delen van de collectie waarop het contract van toepassing is bekend en geïdentificeerd zijn in het duurzaamheidsbeleid. Daarnaast moet dee organisatie ervoor zorgen dat de vereisten in de overeenkomst in het duurzaamheidsbeleid van de organisatie zijn geïmplementeerd.

Waarom De instelling moet de nationale wetgeving en overeenkomsten aangegaan met partners naleven om aan haar wettelijke verplichtingen te voldoen.
Risico De instelling riskeert rechtszaken of inbreuken op de veiligheid als zij de nationale wetgeving en overeenkomsten niet naleeft.
Fase levenscyclus Ontvangst digitaal materiaal, Ingest proces, Toegang en gebruik
Belanghebbenden Management: moet er op toezien dat de organisatie aan haar wettelijke verantwoordelijkheden voldoet.

Operationeel Management, Technisch Management en Systeem Architect moeten de noodzakelijke maatregelen implementeren.

Relaties Toegang

Standaarden

Organisatie

Metadata

Voorbeelden Cornell University Library “… definieer het beleid en de procedures voor de preservering en beschikbaarheid van digitale activa onder naleving van intellectuele eigendomsrechten” (vertaling van:

“…define policies and procedures for the preservation and availability of digital assets respectful of intellectual property ownership and rights” ) Source: http://ecommons.library.cornell.edu/handle/1813/11230

Discussievragen
  • Is er een wettelijk bewaar -of archiefregeling van toepassing op uw organisatie?
  • Bevat de informatie details die tot identificatie van individuen kan leiden?
  • Heeft uw organisatie contracten met externe “Producer”s van data?
Competenties  Juridische kennis, kennis van afspraken met externe (data) leveranciers
Casus B&G Beeld en Geluid is door de Nederlandse overheid aangewezen om te fungeren als nationaal AV-archief en wordt structureel gefinancieerd op basis van de Mediawet 2008, art. 2. De taak van het instituut bestaat uit het verzamelen en duurzaam bewaren van AV-collecties van nationaal cultureel en historisch belang en het beschikbaarstellen van deze collecties voor research, hergebruik en exploitatie.

http://wetten.overheid.nl/BWBR0025028/geldigheidsdatum_16-11-2015.

Contracten met niet omroep-depotgevers bevatten een sectie met privacy afspraken, gebaseerd op de Wet voor de Bescherming van Persoonsgegevens. Er zijn additionele technische en organisatorische maatregelen gedefinieerd voor deze bescherming. De algemene maatregelen voor het blokkkereren van omroepmateriaal staan in de contracten met de NPO als vertegenwoordiger van de omroepdepotgevers. Rechtenhouders kunnen de metadata die toegang verschaft tot het eigenlijke AV-materiaal laten blokkeren. Vertrouwelijke data wordt niet beschikbaar gesteld, maar kan in bepaalde gevallen wel intern bekeken worden.

Casus NA De [NA preservation] policy is vorm gegeven binnen de kaders van informatiewet- en regelgeving zoals de Archiefwet, de Wet Openbaarheid van Bestuur en de Wet Bescherming Persoonsgegevens en uitwerkingen daarvan. Het NA wil verantwoording afleggen op het gebied van preservation aan interne en externe belanghebbenden (bestuurders, medewerkers, klanten, burgers, partners, certificeringsinstanties) en verantwoordelijkheden in de organisatie duiden.

Bron: NA Preservation policy

URL: http://www.nationaalarchief.nl/informatiebeheer-archiefvorming/-digitaal-archiefmateriaal