Metadatamanagement

Uit NCDD WIKI
Ga naar: navigatie, zoeken


Gerelateerd Beleidsuitgangspunt Metadata
Definitie/ Omschrijving Een organisatie die digitaal material duurzaam preserveert moet een metadatabeleid formuleren waarin is vastgelegd welke metadata-categorieen worden gehanteerd en welke standaarden worden gebruikt. Dit beleid is vereist om preserveringsbeslissingen m.b.t. digitale collecties te ondersteunen.

Omdat de vereiste set metadata per collectie of type digitaal object kan verschillen, moet de organisatie voor elke collectie en elk type digitaal object vastleggen welke metadata is vereist voor duurzame preservering. Daarbij moeten zowel de wensen van de gebruikers van de collectie zijn meegenomen als de belangrijkste preserveringsdoelen.

Het wordt aangeraden om gemeenschappelijke standaarden te gebruiken voor de verschillende typen metadata. Echter, of er nu een standaard wordt gebruikt of niet : het is altijd van groot belang om iedere beslissing of bewerking in de levenslevenscyclus van digitale objecten die invloed heeft op hun vorm en inhoud gestructureerd vast te leggen. Indien standaarden worden gebruikt moeten deze regelmatig worden gereviewed en bijgewerkt. 

Waarom Metadatabeleid, het gebruik van standaarden en het bewust managen van de metadata is noodzakelijk voor een succesvol lange termijn behoud van de collectie.
Risico Bij het ontbreken van beleid voor metadata en metadatamanagement kan het zijn dat niet alle metadata die nodig is voor lange termijn preservering wordt verzameld en bewust vastgelegd en gemanaged

(essentiële metadata die al tijdens de creatie ontstaat, of die tijdens de ingest automatisch wordt gegenereerd zou dan bijv. ‘gemist’ kunnen worden).

Fase levenscyclus Preservation Planning, Creatie of Ontvangst, Ingest proces, Preserveringsactiviteit, Opslag, Afstoten collectie, Transformatie
Belanghebbenden Producer: levert metadata aan voor lange termijn behoud Management, Information Manager: verantwoordelijk voor metadatabeleid en metadatastandaarden

Regulator: concerned with the legalities in metadata.

Consumer: In alle gevallen is ook de Consumer/gebruiker belanghebbende.

Relaties Functionele preservering

Authenticiteit, Provenance

Certificering

Digitale Object (originele metadata and Afstoten collectie)

VoorbeeldenPreservation Metadata Dictionary University of Manchester Library  “ (…)ensure that access is provided for digitally archived objects using appropriate metadata standards (within recognised IP and data protection restrictions)” Source:, http://www.library.manchester.ac.uk/aboutus/strategy/_files2/Digital-Preservation-Strategy.pdf

State and University Library, Denmark: “The owner of the digital collections is responsible for defining a minimum level for metadata (…).” Source:, http://en.statsbiblioteket.dk/about-the-library/dpstrategi

   
Discussievragen
  • Heeft uw organisatie een metadatabeleid gericht op het lange termijn behoud van digitaal materiaal ?
  • Heeft uw organisatie vastgesteld welke metadata nodig is voor het lange termijn behoud van iedere afzonderlijke collectie?
  • Is de metadata die wordt verzameld en gebruikt in lijn met de geldende standaarden en zijn deze standaarden up to date?
  • Wordt de metadata over het digitale materiaal apart bewaard van het object zelf (bijv. in een database/catalogus) of worden ze samen opgeslagen (embedded)?
  • Heeft uw organisatie een minimum set van vereiste metadata vastgesteld?
Competenties Kennis van alle categorieën metadata, kennis van digitaal informatiebeheer, kennis van workflows en informatiestromen, kennis van metadatastandaarden.
Casus B&G

Beeld en Geluid heeft zijn metadatabeleid vastgelegd als onderdeel van het preserveringsbeleidsplan Digitale Preservering Beeld en Geluid (H.6). In dit plan staat beschreven hoe de metadata wordt verzameld en hoe ze wordt gemanaged in de processen en systemen. Er wordt uiteengezet welke metadataformaten worden gehanteerd en welke standaarden worden gevolgd (H.9).                                                                                     

Een normatief Informatiemodel geeft weer op welke plekken in het preserveringsproces welke metadata (manueel of automatisch) aan het bestand moeten worden toegevoegd. Dit model heeft gediend al referentie bij de implementie van de workflows in het MAM-systeem. Er zijn metadata templates ontwikkeld, waarin staat voorgeschreven welke metadata door de maker /depotgever moet worden aangeleverd voordat een digitaal object kan worden geingest in het Digitaal Archief.

Casus NA Het NA heeft een normatieve beschrijving van de te bewaren metadata (informatie over relaties tussen en informatie over informatieobjecten). Deze beschrijving heeft de vorm van een metadatamodel dat is gebaseerd op de Richtlijn Metagegevens Overheidsinformatie.

Bron: NA Preservation policy

URL: http://www.nationaalarchief.nl/informatiebeheer-archiefvorming/-digitaal-archiefmateriaal

De Richtlijn Metagegevens Overheidsinformatie is de uitwerking van NEN-ISO 23081 voor gebruik binnen de Nederlandse overheid en vormt het kader voor alle systemen waarin of waarmee informatie wordt beheerd. De Richtlijn kan beschouwd worden als een metagegevensschema zoals vermeld in artikel 19 van de Archiefregeling.

Bron: http://www.nationaalarchief.nl/informatiebeheer-archiefvorming/metadata (geraadpleegd 31-03-2017)