Deponeer- en bewaarovereenkomsten

Uit NCDD WIKI
Ga naar: navigatie, zoeken


Gerelateerd Beleidsuitgangspunt Rechten
Definitie/ Omschrijving Voor complete of deel collecties kan de organisatie handelen namens een “Producer”. In dat geval moet er een bewaargevingovereenkomst zijn. Een bewaargeving of archiveringsovereenkomst is een formele overeenkomst tussen de “Producer” van de collectie en de organisatie die de preservering van de collectie op zich neemt.

Een formele bewaarovereenkomst bakent de rollen  en verantwoordelijkheden van de “Producer” en de organisatie af. Een bewaarovereenkomst kan van algemene aard zijn en al het materiaal omvatten dat door de “Producer” in bewaring wordt gegeven. Of het kan gaan over een specifieke collectie en specifieke eisen omvatten over een bepaalde collectie of deel van een collectie. Het kan bijzondere vereisten specificeren, zoals de bewaarperiode, de te nemen actie ingeval van migratie van materiaal etc.

De organisatie zou kunnen overwegen een algemene bewaarovereenkomst op te stellen die voor alle soorten materiaal en collecties zou kunnen gelden, bijvoorbeeld als de collecties van de organisatie erg homogeen zijn. Bij algemene overeenkomsten moet de organisatie erop toezien dat deze ook bijzondere gevallen bestrijkt en dat de vereisten in de algemene bewaarovereenkomst onderdeel zijn van het beleidskader voor deze collectie.

Een algemene bewaarovereenkomst kan de rollen en verantwoordelijkheden verduidelijken.

Als de organisatie bijzondere bewaarnemingsovereenkomsten heeft met betrekking tot een collectie of “Producer”, dan moet de organisatie erop toezien dat deze informatie is opgenomen in de gerelateerde beleid.

Een bewaargevingsovereenkomst moet tenminste de volgende informatie bevatten:

Of de organisatie bevoegd is materiaal te vernietigen of alleen onder bijzondere omstandigheden

Of het vernietigingsbeleid van de organisatie het te verwijderen materiaal kan identificeren en onder welke voorwaarden het door de organisatie kan worden vernietigd.

De bewaarperiode van het materiaal

Het aanwezig zijn van gerichte maatregelen om de bewaarovereenkomst uit te kunnen uitvoeren.

Of de organisatie verplicht is het originele digitale object te bewaren, bijvoorbeeld in het geval van migratie of andere soorten van preserveringstransformaties.

Informatie over het bewaren of vernietigen van het origineel ingeval van migratie moet worden toegevoegd aan de informatie over het digitale object

Toegangsrechten tot de collectie.

De organisatie moet erop toezien dat alle vereisten met betrekking tot de preservering, zoals die in de bewaarovereenkomst zijn vastgelegd onderdeel zijn van het beleidskader voor deze collectie.|

Waarom

Een bewaarovereenkomst waarborgt dat het digitale materiaal wordt bewaard volgens de  vereisten van de “Producer”, en dat de rollen en verantwoordelijkheden van zowel de “Producer” als de organisatie duidelijk zijn.

Risico

Het ontbreken van een bewaarovereenkomst kan leiden tot onzekerheden met betrekking tot de preservering van de collectie met slechte besluiten als gevolg.

Fase levenscyclus

Samenstellen ,  creëren of ontvangen, opnemen, preserveringsactiviteit, gebruikstoegang en hergebruik, transformatie,  verwijderen.

Belanghebbenden Management: moet er op toezien dat aan alle overeenkomsten wordt voldaan

Producer/Depotgever”: moet er zeker van kunnen zijn dat de organisatie aan alle overeenkomsten voldoet|

Relaties Rechten

Metadata

Voorbeelden National Library of Australia: Nationale bibliotheek van Australië:  “ behoudens de verzamel -en preserveringsovereenkomsten die de bibliotheek van tijd tot tijd sluit met andere instanties, omvatten de digitale informatiebronnen waarvoor we op dit moment een soort van preserveringsverantwoordelijkheid nemen de volgende (…)”

Bron:Source: http://www.nla.gov.au/policy-and-planning/digital-preservation-policy|

Discussievragen
  • Heeft uw organisatie een formele bewaarovereenkomst met de “Producer” van de collecties?
  • Heeft uw organisatie een algemene bewaarovereenkomst die alle soorten materiaal en collecties omvat?
  • Geeft de bewaarovereenkomst de bewaarnemer het recht materiaal te vernietigen?
  • Verplicht de bewaarovereenkomst de bewaarnemer het originele digitale materiaal te bewaren, bijvoorbeeld in geval van migratie of een ander soortige conserverende omzetting?
  • Stelt de bewaarovereenkomst een bewaarperiode voor de in bewaring gegeven digitale objecten?
  • Omvat de bewaarovereenkomst alle soorten materiaal en collecties?|
Competenties Ontbreekt  
Casus B&G Beeld en Geluid sluit contracten met alle dataproducers m.b.t. de ingest-, opslag-, preserverings- en toegangsvoorwaarden  voor de te preserveren data. Deze contracten zijn gebaseerd op elementen in de Handleiding voor maken van een Submission Order Agreement en komen overeen met het beleid zoals geformuleerd in Hoofdstuk 7 van het preserveringbeleidsplan. In dit beleid worden alle keuzen en niveau’s geexpliciteerd voor de wijze waarop de preservering  kan worden uitgevoerd. Beeld en Geluid hanteert een standaardcontracttemplate voor het vastleggen van preserveringsdiensten aan niet-publieke omroep dataproducers. Afspraken met de publieke omroepen worden tweejaarlijks vastgelegd in een Serviceovereenkomst. Aanvullende, gedetailleerde (technische) afspraken met de dataproducers worden opgetekend in SLA’s (Service Level Agreements).
Casus KB De KB stelt Archiving agreements op met uitgevers. Met het Nederlands Uitgevers verbond is er algemene overeenkomst (https://www.kb.nl/sites/default/files/docs/overeenkomst-nuv-kb.pdf)  
Casus NA Het NA stelt processen op en voert ze uit met betrekking tot het beletten van beschadigingen en/of het verdwijnen van archiefmateriaal. Het verwijderen van informatie is uit den boze, tenzij het deel uitmaakt van een goedgekeurd strategisch plan. In het geval het NA ophoudt te bestaan, dient zij maatregelen te treffen om de inhoud veilig te stellen.

Bron: NA Preservation policy

URL: http://www.nationaalarchief.nl/informatiebeheer-archiefvorming/-digitaal-archiefmateriaal