Deponeer- en bewaarovereenkomsten

Uit NCDD WIKI
Ga naar: navigatie, zoeken


Gerelateerd Beleidsuitgangspunt Rechten
Definitie/ Omschrijving

Voor complete collecties of deelcollecties kan de organisatie handelen namens een “Producer”. In dat geval moet er een archivering- of bewaargevingovereenkomst zijn. Dit is een formele overeenkomst tussen de “Producer” van de collectie en de organisatie die de preservering van de collectie voor een bepaalde periode op zich neemt. De rollen en verantwoordelijkheden van de “Producer” en de organisatie zijn daarin duidelijk omschreven. Ook de afbakening van de te preserveren collectie is daarin vastgelegd, evenals speciale eisen ten aanzien van bewaarperiode, te nemen duurzaamheidsacviteiten, het toegangsbeleid etc. Een vernietigingsbeleid kan ook onderdeel van deze overeenkomst zijn.

De organisatie moet er op toezien dat deze “speciale eisen” ook in haar eigen duurzaamheidsbeleid terug te vinden zijn, zodat de eisen ook in de praktijk gerealiseerd kunnen worden.

Waarom

Een archiverings- of bewaarovereenkomst waarborgt dat het digitale materiaal wordt bewaard volgens de  vereisten van de “Producer”, en dat de rollen en verantwoordelijkheden van zowel de “Producer” als de organisatie duidelijk zijn.

Risico

Het ontbreken van een bewaarovereenkomst kan leiden tot onzekerheden met betrekking tot de preservering van de collectie met mogelijk slechte besluiten als gevolg.

Fase levenscyclus

Samenstellen,  creëren of ontvangen, opnemen, preserveringsactiviteit, gebruikstoegang en hergebruik, transformatie,  verwijderen.

Belanghebbenden Management: moet er op toezien dat aan alle overeenkomsten wordt voldaan

Producer/Depotgever”: moet er zeker van kunnen zijn dat de organisatie aan alle overeenkomsten voldoet|

Relaties Rechten

Metadata

Voorbeelden National Library of Australia: Nationale bibliotheek van Australië:  “ behoudens de verzamel -en preserveringsovereenkomsten die de bibliotheek van tijd tot tijd sluit met andere instanties, omvatten de digitale informatiebronnen waarvoor we op dit moment een soort van preserveringsverantwoordelijkheid nemen de volgende (…)”

Bron:Source: http://www.nla.gov.au/policy-and-planning/digital-preservation-policy|

Discussievragen
  • Heeft uw organisatie een formele bewaarovereenkomst met de “Producer” van de collecties?
  • Heeft uw organisatie een algemene bewaarovereenkomst die alle soorten materiaal en collecties omvat?
  • Geeft de bewaarovereenkomst de bewaarnemer het recht materiaal te vernietigen?
  • Verplicht de bewaarovereenkomst de bewaarnemer het originele digitale materiaal te bewaren, bijvoorbeeld in geval van migratie of een ander soortige conserverende omzetting?
  • Stelt de bewaarovereenkomst een bewaarperiode voor de in bewaring gegeven digitale objecten?
  • Omvat de bewaarovereenkomst alle soorten materiaal en collecties?|
Competenties Ontbreekt  
Casus B&G Beeld en Geluid sluit contracten met alle dataproducers m.b.t. de ingest-, opslag-, preserverings- en toegangsvoorwaarden  voor de te preserveren data. Deze contracten zijn gebaseerd op elementen in de Handleiding voor maken van een Submission Order Agreement en komen overeen met het beleid zoals geformuleerd in Hoofdstuk 7 van het preserveringbeleidsplan. In dit beleid worden alle keuzen en niveau’s geexpliciteerd voor de wijze waarop de preservering  kan worden uitgevoerd. Beeld en Geluid hanteert een standaardcontracttemplate voor het vastleggen van preserveringsdiensten aan niet-publieke omroep dataproducers. Afspraken met de publieke omroepen worden tweejaarlijks vastgelegd in een Serviceovereenkomst. Aanvullende, gedetailleerde (technische) afspraken met de dataproducers worden opgetekend in SLA’s (Service Level Agreements).
Casus KB De KB stelt Archiving agreements op met uitgevers. Met het Nederlands Uitgevers verbond is er algemene overeenkomst (https://www.kb.nl/sites/default/files/docs/overeenkomst-nuv-kb.pdf)  
Casus NA Het NA stelt processen op en voert ze uit met betrekking tot het beletten van beschadigingen en/of het verdwijnen van archiefmateriaal. Het verwijderen van informatie is uit den boze, tenzij het deel uitmaakt van een goedgekeurd strategisch plan. In het geval het NA ophoudt te bestaan, dient zij maatregelen te treffen om de inhoud veilig te stellen.

Bron: NA Preservation policy

URL: http://www.nationaalarchief.nl/informatiebeheer-archiefvorming/-digitaal-archiefmateriaal