Budgetten

Uit NCDD WIKI
Ga naar: navigatie, zoeken


Gerelateerd Beleidsuitgangspunt Organisatie
Definitie/ Omschrijving Preservering van de digitale collectie is kostbaar en het is belangrijk dat budgetten overeenstemmen met de preserveringsdoelen van de organisatie.
Waarom

Een organisatie moet, met betrekking tot de preservering van digitale collecties, zich bewust zijn van het beschikbare budget in relatie tot de vastgestelde doelen en verplichtingen.

De organisatie moet prioriteren binnen de beschikbare budgetten en daarbij kan een kostenmodel voor digitale duurzaamheid helpen. Het 4C project heeft in het rapport “Evaluation of Cost Models & Needs” een kostenmodel gedefinieerd als “A representation that describe how resources, such as labour and capital, required for accomplishing digital curation activities relate to costs. Cost models can further be characterised by their cost structure and how they model cost variables“. Het bepalen van heldere prioriteiten is essentieel om te garanderen dat fluctuaties in budgetten met succes beheerd kunnen worden.

Risico Als er onvoldoende budget is, kan de organisatie mogelijk haar doelen of verplichtingen niet halen. Dat kan leiden tot de onmogelijkheid om afgesproken taken uit te voeren, de noodzakelijke acties te nemen en kan leiden tot schade aan collecties en uiteindelijk tot schade voor de organisatie zelf.
Wanneer Description and Representation Information, Preservation Planning, Preservation Watch, Curatie en Preservering.
Betrokkenen Management: stelt budgetten ter beschikking
Relaties Organisatie, Kostenraming
Voorbeelden Wellcome Library Preservation Policy: “The Library allocates a proportion of its annual budget to support activities to ensure that the preservation policy can be implemented.” Bron: http://wellcomelibrary.org/content/documents/policy-documents/preservation-policy
Discussievragen
  • Heeft uw organisatie een financieel plan voor het digitaal archief/de collecties waarmee wordt verzekerd dat er voldoende resources zullen zijn om het digitaal archief operationeel te houden?|
Competenties
  • Kennis om een budget voor de lange termijn op te stellen
  • Kennis van budgetbeheer
Casus B&G Beeld en Geluid financiert de activiteiten voor lange termijn bewaring en toegankelijkheid van de digitale collecties vanuit het jaarlijkse budget uit de Mediabegroting, vanuit projectgelden en vanuit de inkomsten van de unit Archief. Deze unit herbergt de afdeling ICT die het Digitaal Archief technisch beheert, alsmede de afdelingen die zorgen voor digitale instroom en toegang,.

Benodigde jaarlijkse budgetten worden bepaald aan de hand van:

a)      Verwachte acquisities kerncollectie (aantal onbekend).

b)      Lopende preserveringsdiensten (omroep, niet-omroep, commercieel, niet-commercieel).

c)       Ambities m.b.t. nieuwe diensten

d)   Uitbreiding collectieprofiel met nieuwe objecten.

Om resources voor de lange termijn veilig te stellen worden storageprognoses opgesteld voor de middellange termijn (3-5 jaar).

Casus NA

Het NA zorgt voor inzicht in de kosten van de preservation door het opstellen van een kostenmodel. Dit doen we samen met de NCDD/NDE. Op basis hiervan maakt het NA een afweging tussen de kosten van preservation (tijd en geld) en de basiskwaliteit van de informatie.

  Bron: NA Preservation policy URL: http://www.nationaalarchief.nl/informatiebeheer-archiefvorming/-digitaal-archiefmateriaal

Casus Wetenschap