Bruikbaarheid

Uit NCDD WIKI
Ga naar: navigatie, zoeken


Gerelateerd Beleidsuitgangspunt Toegang
Definitie/ Omschrijving De organisatie moet beschrijven hoe ze de bruikbaarheid van de bewaarde digitale collectie willen verzekeren.

De organisatie moet weten welke presentatie tools  of omgevingen de beste “prestatie” bieden voor het digitale object. Deze prestatie is gedefinieerd door de organisatie, bijvoorbeeld “gelijkend het origineel” (oorspronkelijke “look and feel”). Om dit te kunnen doen moet de organisatie een helder beeld hebben van de karakteristieken (ook wel de significante eigenschappen genoemd) van de digitale objecten.

Deze kennis is gerelateerd aan:

  • het bestandstype(n) van het digitale object
  • de karakteristieken van het digitale object
  • de benodigde software/hardware om het digitale object te kunnen weergeven
  • de geïdentificeerde doelgroep en hun eisen

Kennis over bestandstypen kan worden vergaard door de digitale objecten in de collectie te identificeren. Niet alleen het bestandstype, maar ook de omgeving is belangrijk voor een betrouwbare weergave (bijvoorbeeld de browser omgeving voor websites). Deze kennis is belangrijk om te noteren als Representatie Informatie.

Wanneer de bestandstypen bekend zijn zal de organisatie de presentatie methodes moeten onderzoeken en beslissingen moeten nemen over welke methodes ondersteund worden en deze kennis actueel houden.

Organisaties kunnen er voor kiezen om de gebruikersgroepen speciale (soms in-house) methodes aan te bieden die het digitale materiaal het best weergeven. De organisaties kan ook vertrouwen op software beschikbaar in de omgeving van de gebruikersgroepen, maar dit moet dan duidelijk worden omschreven en aangepast worden op veranderend e gewoontes. Op deze informatie moet goed toezicht worden gehouden (Preservation Watch) omdat de eisen van de gebruikersgroepen met de tijd kunnen veranderen.

Risico’s in relatie tot toegankelijkheid moeten onderdeel worden van risico management procedures. De informatie over deze risico’s kan worden afgeleid van verschillende bronnen, bijvoorbeeld het toegangssysteem zal foutmeldingen sturen wanneer gebruikers gevraagde digitale objecten niet kunnen vinden en de organisatie zal een procedure moeten hebben om dit af te handelen.

Gerelateerd tot bruikbaarheid is de beschikbaarheid (bijvoorbeeld 24-7) en toegangsrestricties (zoals on site versus online), of materiaal dat onder embargo is voor een bepaalde periode.

Waarom Onderdeel van digitale preservering is het duurzaam toegankelijk maken van digitale informatie. Niet alleen bestandsformaten maar ook presentatie methodes veranderen mettertijd, het is belangrijk dat organisaties een duidelijke aanpak hebben voor het behouden van een omgeving waarin het digitale object een betrouwbare weergave heeft.
Risico Wanneer er geen informatie beschikbaar is over de weergave of het bestandstype, dan kan het digitale object ontoegankelijk zijn voor beoogde gebruikers en de organisatie zal dan de doelen niet kunnen halen.

Toegankelijkheid van de gepresenteerde collectie is een kernfunctionaliteit van het digitaal archief, alle risico’s gerelateerd aan het niet halen van deze doelen brengen de continuïteit van de organisatie in gevaar.

Wanneer Curatie en Preservering, Preservation Watch

Appraise and select, Preserveringsactiviteit, Toegang en Gebruik, Description and Representation Information

Betrokkenen Gebruiker: moet geïnformeerd worden

Informatie Management: zal het beleid realiseren

Collectie Management: ondersteunt het management vanuit het perspectief van de te preserveren content

Relaties Ingest en Preserveringsacties

Metadata, Representation Information

Voorbeelden Boston University Libraries: “The Libraries will take reasonable steps to ensure the usability of the digital objects.” Source:, http://www.bu.edu/dioa/openbu/boston-university-libraries-digital-preservation-policy/
Discussievragen
  • Heeft uw organisatie informatie nodig over de “omgeving” om het digitale object te kunnen tonen?
  • Wil uw organisatie de gebruiker informatie geven over de “beste omgeving”?
  • Wil uw organisatie de gebruiker middelen bieden om toegang te krijgen tot digitale objecten?
  • Wil uw organisatie verschillende omgevingen binnen de gebruikersgroepen ondersteunen?
  • Wil uw organisatie alleen middelen bieden die alle karakteristieken van het digitale object ondersteunen?
Competenties Kennis van welke software/ hardware het best past bij de verschillende bestandstypen en karakteristieken van het digitale object om te kunnen komen tot een betrouwbare weergave, kennis van de geïdentificeerde doelgroep en hun eisen en wensen
Casus B&G Het gecontroleerd volgen en documenteren van ontwikkelingen die effect kunnen hebben op de duurzame beschikbaarstelling van de digitale collectie valt bij Beeld en Geluid onder de noemer preservation watch. Met behulp van dit gestructureerde mechanisme wordt zekergesteld dat de kritische preserveringsfuncties van het instituut in stand blijven. Beeld en Geluid volgt en anticipeert op organisatiewijzigingen (budgetvermindering, uitbreiding colletcieprofiel) op veranderingen in de technisiche uitlevereisen en -wensen van de Designated Communities en op wijzigingen en ontwikkelingen in de technologie van software, hardware en formats.

Bron : Digitale Preservering Beeld en Geluid (H 8).

Casus NA De accessfunctionaliteit ondersteunt het toegankelijk, leesbaar en bruikbaar aanbieden van informatieobjecten, de afhandeling van informatie- en serviceverzoeken en enkele aggregatie-vriendelijke koppelingen voor consumer interfaces inclusief autorisatieschema’s. Vanuit de koppeling met het Collectie Beheer Systeem en de access workflow wordt in opvolgende stappen een DIP ter beschikking gesteld.

Het NA past ook een open standaard toe voor het ontsluiten en beschikbaar stellen van digitale archiefbescheiden (EAD). De relatie tussen de inhoudelijke metadata en het digitale bestand wordt geborgd door middel van een unieke identifier. Continue community monitoring is noodzakelijk om tegemoet te kunnen blijven komen aan de veranderende wensen en eisen van bestaande en potentiële gebruikersgroepen. Het NA doet dit onder andere via de consumer kant van de preservation watch (designated community).

Bron: NA Preservation policy

URL: http://www.nationaalarchief.nl/informatiebeheer-archiefvorming/-digitaal-archiefmateriaal