Bijhouden van ontwikkelingen van bestandsformaten

Uit NCDD WIKI
Ga naar: navigatie, zoeken


Gerelateerd Beleidsuitgangspunt Digitaal object
Definitie/ Omschrijving Functionele preservering van digitale objecten gaat over het vastleggen van zoveel mogelijk kennis over het digitale materiaal als nodig is om het te kunnen bewaren en op lange termijn toegang te kunnen bieden.

Welke bestandsformaten en welke versies daarvan in het digitaal archief worden bewaard is belangrijke metadata voor de langetermijnbewaring van de collectie, bijvoorbeeld op het moment dat beslissingen móeten worden genomen over bijvoorbeeld migratie.

Het is belangrijk dat de organisatie een strategie ontwikkelt om informatie over bestandsformaten en verschillende versies daarvan vast te leggen in de metadata bij het object en tegelijkertijd beslist hoe de organisatie voortdurend zicht houdt op de ontwikkeling van bestandsformaten (Preservation Watch). Als de organisatie geen bestandsformatenregistratie in huis wil bijhouden, kan overwogen worden hiervoor een centrale bestandsformatenregistratie te gebruiken.

Waarom Het bijhouden van informatie over  (versies van) bestandsformaten is nodig om de juiste functionele preserveringsacties te kunnen selecteren en uitvoeren.
Risico Het niet bijhouden van informatie over versies van bestandsformaten en het niet monitoren van bestandsformaten in het algemeen kan een risico voor de collectie betekenen omdat het moeilijk wordt om te weten hoe, wanneer en wat preservering nodig heeft.
Fase levenscyclus Preserveringsplanning, Community Watch and Participation
Belanghebbenden Producer/Depotgever: moet erop kunnen vertrouwen dat het digitale materiaal behoorlijk wordt gepreserveerd en op lange termijn toegankelijk zal zijn.

Consumer: vertrouwt op de authenticiteit van het materiaal en heeft een belang bij de voortdurende toegankelijkheid van het digitale materiaal.

Information Manager: moet beslissen over beleid voor functionele preservering

Technisch Manager/Systeem Architect: moet technische oplossingen kunnen bieden voor functionele preservering

Relaties Authenticiteit, Metadata, Functionele Preservering
Voorbeelden National Archives of Australia: “The Archives uses preservation formats selected through a rigorous research and testing regime.” Bron: http://www.naa.gov.au/about-us/organisation/accountability/operations-and-preservation/digital-preservation-policy.aspx
Discussievragen
  • Heeft jouw organisatie een beleid of strategie ontwikkeld om informatie over versies van bestandsformaten bij te houden?
Competenties Kennis van de eigenschappen van bestandsformaten, kennis van de ontwikkeling van bestandsformaten, kennis van de gebruikersgemeenschap, kennis van het leveranciersveld.
Casus B&G Het volgen van formaatprogressie en vernieuwingen van opslagmedia en playoutsoftware verloopt via gestructureerde mechanismen die Beeld en Geluid in staat stellen bewust en gecontroleerd om te gaan met technologiewijzigingen. Trends en ontwikkelingen m.b.t. formaten (container of encoding formaat) en software en hardware voor digitale AV-archivering worden nauwlettend gemonitord en gedocumenteerd. Ook de (veranderende) tehnische ‘ontvang’ omgeving van de Designated Communities wordt gemonitoord, via gebruikersgroepen en surveys. Dit gebeurt vanuit diverse gelederen binnen de organisatie ( ICT-regie, Applicatiebeheer, afdelingen Instroom, Klantcontactcentrum en Kennis &Innovatie). De kennis wordt gebundeld en gefilterd en bereikt vervolgens de Information Strategy Board van Beeld en Geluid die beslissingen neemt over de noodzaak en de wenselijkheid van wijzigingen en aanpassingen en technische implementatie.

Bron: Preserveringbeleidsplan (H8)

Casus KB Analyse van de 50 meest voorkomende bestandsformaten: http://blog.kbresearch.nl/2015/04/29/top-50-file-formats-in-the-kb-e-depot/

Analyseren van ePub: http://blog.kbresearch.nl/2015/03/13/policy-based-assessment-of-epub-with-epubcheck/

Casus NA Het NA heeft een lijst van voorkeursformaten gepubliceerd (zie http://www.nationaalarchief.nl/home/onderwerpen/informatiebeheer-archiefvorming/digitaal/voorkeursformaten) die preservation en daarmee duurzame toegankelijkheid van informatie makkelijker maakt.

Het NA heeft een preservation watch ingesteld. Deze watch dient om de reikwijdte te bepalen van de technologieën om de informatieobjecten en metadata te managen en hier toegang tot te verlenen, de support van die technologieën in de organisatie en community te monitoren en triggers in te bouwen. Praktisch betekent dat:

  • Het bijhouden van de (inter)nationale ontwikkelingen op het gebied van technologische veranderingen en standaarden en gebruikte hard- en software door producers en daar rapport over uit brengen;
  • Het regelmatig herzien van designated communities
  • Het uitvoeren van risico-inventarisaties op de informatieobjecten en metadata in de e-Depot-voorziening.
  • Het monitoren van de Producer, Consumer en interne organisatie op veranderingen die invloed kunnen hebben op de duurzame toegankelijkheid van de informatieobjecten.

Bron: NA Preservation policy

URL: http://www.nationaalarchief.nl/informatiebeheer-archiefvorming/-digitaal-archiefmateriaal