Audit voorbereidingen

Uit NCDD WIKI
Ga naar: navigatie, zoeken


Gerelateerd Beleidsuitgangspunt Audit en Certificering
Definitie/ Omschrijving Er zijn verschillende aspecten die verduidelijkt moeten worden in het beleid en die samenhangen met het voornemen een audit te starten. Bijvoorbeeld welk niveau van audit streeft een organisatie na en welk tijdspad is daarbij van toepassing. Een audit hoeft niet op alle digitale collecties van toepassing te zijn. Men kan ook kiezen voor een specifieke collectie, bijvoorbeeld alleen die collecties met objecten die voor de lange termijn worden bewaard. Men kan ook kiezen voor een speciaal soort collectie, bijvoorbeeld het web archief van een collectie.

Deze keuzes zijn ook belangrijk voor het begroten van het audit proces en hebben ook gevolgen voor de planning

Waarom Het is belangrijk om de algemene intentie om een audit te starten nader te specificeren door bijvoorbeeld expliciet te vermelden voor welke collectie(s) deze audit van toepassing is en voor welke collecties niet.
Risico Wanneer het algemene beleidsuitgangspunt om een audit te ondergaan en uiteindelijk gecertificeerd te worden niet wordt uitgevoerd, kan dit leiden tot verlies van vertrouwen in de organisatie bij belanghebbenden binnen en buiten de organisatie.
Wanneer Preservation Planning
Betrokkenen Management: besluit welke collecties binnen de scope van de audit vallen

Auditor: verantwoordelijk voor het audit proces

Relaties Relevant voor alle aspecten
Voorbeelden ontbreekt
Discussievragen
  • Is het duidelijk voor iedereen die betrokken is bij het duurzaam bewaren van digitaal materiaal welke activiteiten voortkomen uit het plan om een audit te starten?
  • Is er een budget beschikbaar voor de audit en zijn de betrokken personeelsleden ook beschikbaar?
Competenties
  • Kennis van de relevante documentatie die intern aanwezig is en van belang is voor de audit standaard
  • Historische kennis over de tot stand koming van de collectie om in staat te zijn documentatie te maken die mogelijk nog niet aanwezig is
Casus B&G Beeld en Geluid heeft de voorbereidingen voor het verkrijgen van het DSA verricht vanuit een beleidsproject. Binnen dit project werd de noodzakelijke normatieve documentatie opgesteld voor de inrichting van een gecontroleerde preserveringsomgeving. Het opstellen van de eigenlijke DSA-aanvraag ( i.c. het selfassessment 16 guidelines) gebeurde m.m.v. medewerkers uit de organisatie, met oog op het opbouwen van commitment en het betrekken van kennis uit de praktijk.

De ervaringen van Beeld en Geluid zijn beschreven in het artikel :

The challenges of becoming a TDR”

Casus NA In NDE verband is een gezamenlijk pad ingeslagen naar certificering. Momenteel is er een Europees Framework voor controle en certificering als drietrapsraket:
  • Data Seal of Approval (DSA)
  • DIN 31644 (Nestor)
  • ISO 16363 (Audit en certificering van trustworthy digitale archieven. Gebaseerd op OAIS)

Het NA stelde in 2016 een plan van aanpak op voor certificering op niveau van het DSA, wat in 2017 wordt uitgevoerd.